معيارهاي انتخاب پايگاههاي اطلاعاتي
|
معيارهاي انتخاب پايگاههاي اطلاعاتي |
نوشته: فرشيد دانش*
چكيده:
اين مقاله به طور خلاصه، پايگاههاي اطلاعاتي را تعريف ميكند همچنين در مورد انواع پايگاههاي اطلاعاتي توضيحاتي ميدهد. سپس ويژگيهاي پايگاههاي اطلاعاتي را برميشمارد و نيز معيارهايي را جهت انتخاب پايگاههاي اطلاعاتي بيان ميكند و در نهايت به الگويي در انتخاب پايگاههاي اطلاعاتي اشاره مينمايد كه اين الگو روند تصميمگيري در انتخاب پايگاه اطلاعاتي را آسان ميسازد.
كليد واژهها: پايگاههاي اطلاعاتي، ويژگيهاي پايگاههاي اطلاعاتي، معيارهاي انتخاب پايگاههاي اطلاعاتي
مقدمه :
پيشرفت دانش و فناوريهاي نوين و رشد صنعت اطلاعرساني در دهة اخير باعث به كارگيري ابزارها و روشهاي جديد شده است. استفاده از شبكه جهاني وب و دريافت اطلاعات از پايگاههاي اطلاعاتي در سراسر جهان از طريق ماهوارهها، اشاعة اطلاعات دانش مدون بشر را سهلتر و سريعتر ساخته است. امروزه پژوهشگران با استفاده از فناوريهاي رايانهاي و پايگاههاي اطلاعاتي قادر هستند اطلاعات مورد نياز خود را به دقت و سرعت جستجو و بازيابي كنند و از اين اطلاعات در تهية و تدوين مطالعاتشان در زمينههاي مختلف علمي استفاده نمايند. با افزايش رشد منابع الكترونيكي و پايگاههاي اطلاعاتي، مسؤليت كتابخانهها و مراكز اطلاعرساني در انتخاب اين فناوريها بسيار سخت و پيچيده شده است. بر خلاف آنچه كه ديگران ممكن است تصور كنند انتخاب پايگاههاي اطلاعاتي هرگز كار سادهاي نبوده و هرچه كه از لحاظ زماني به جلوتر حركت كنيم اين فرآيند دشوارتر خواهد شد. بنابراين كتابخانهها و مراكز اطلاعرساني بايد معيارهاي مناسبي را جهت انتخاب پايگاههاي اطلاعاتي استفاده نمايند، در غير اين صورت با خطر از دست دادن بودجه مواجه خواهند شد. زيرا ممكن است در هنگام ارزيابي، كتابخانه به عنوان محلي ياد شود كه نياز كاربران را برآورده نميسازد.
تعريف پايگاه اطلاعاتي: در اصطلاحنامة كتابداري (پوري سلطاني، 1365) در تعريف پايگاه اطلاعاتي آمده است: واحدي از سوابق و بايگانيهاي قابل خواندن با ماشين كه براي يك كاربرد واحد تعبيه نشده، بلكه به منزلة يك مجموعة متجانس براي مقاصد مختلف بكار ميرود.
از اصطلاح بانك اطلاعاتي به بانك دادهها و از پايگاه دادهها به اصطلاح «پايگاه اطلاعاتي» ارجاع داده شده است. روحاني رانكوهي در كتاب مقدمهاي بر پايگاه دادهها از «بانك اطلاعاتي» (1372) تعريفي بدين شرح ارائه ميدهد:
“بانك اطلاعاتي مجموعهاي است از دادههاي ذخيره شده در مورد انواع موجوديهاي يك محيط عملياتي و ارتباطهاي آنها به صورت مجتمع و مبتني بر يك ساختار، تعريف شده به صورت صوري با حداقل افزونگي، تحت كنترل متمركز و مورد استفاده يك يا چند كاربر به طور اشتراكي و همزمان” (روحاني رانكوهي، 1372). تعريف دوم، تعريف جامع و كاملي است كه همة ويژگيهاي يك پايگاه اطلاعاتي را مينماياند.
سايت كتابخانة “مك كونيل”[1] مطلبي تحت عنوان “پايگاه اطلاعاتي چيست؟” دارد كه در ذيل آورده ميشود:
“پايگاه اطلاعاتي مجموعهاي از اطلاعات ركوردهاي مرتبط ميباشد و اين اطلاعات طوري تنظيم شدهاند كه توانايي دستيابي به هر يك از قسمتهاي اطلاعات مورد نظر امكانپذير است.”
تفاوت پايگاه اطلاعاتي با بانك اطلاعاتي: با توجه به تعاريف در عمل و معني تفاوت چنداني ميان بانك اطلاعاتي و پايگاه اطلاعاتي وجود ندارد. در متون مختلف كتابداري و اطلاعرساني اين دو اصطلاح به صورت مترادف و به جاي يكديگر به كار ميروند. شايد با توضيحي بتوان اين دو اصطلاح را از هم تفكيك كرد و چنين گفت كه، بانك اطلاعاتي عبارت است از مجموعة اطلاعات، در يك يا چند موضوع خاص كه هر يك از مجموعهها مجزا در پروندهاي ذخيره، نگهداري و بازيابي ميشوند و بين اين مجموعة اطلاعات، فايلها ، هيچ ارتباطي وجود ندارد.
حال اگر با استفاده از برنامة نرمافزاري بين مجموعه فايلهاي مجزا از هم (بانكهاي اطلاعاتي) ارتباط برقرار شود به صورتي كه كاربران و استفادهكنندگان نهايي بتوانند به آساني از اطلاعات تمام اين مجموعهها (فايلها ) استفاده كنند، آن را پايگاه اطلاعاتي مينامند.
انواع پايگاههاي اطلاعاتي: جان كانوي (1989) پايگاههاي اطلاعاتي را به دو دسته «پايگاههاي مرجع» و «پايگاههاي منبع» تقسيم ميكند كه هر كدام شامل پايگاههاي اطلاعاتي با مشخصات و ويژگيهاي خاص خود هستند.
پايگاه اطلاعاتي مرجع: پايگاههايي هستند با اطلاعات محدود كه استفاده كننده با دريافت اين اطلاعات به منابع ديگري براي دريافت اطلاعات كامل مراجعه ميكند. انواع پايگاههاي اطلاعاتي مرجع عبارتند از: پايگاه اطلاعاتي كتابشناختي، پايگاه اطلاعاتي ارجاعي.
پايگاه اطلاعاتي منبع: پايگاههايي هستند كه اطلاعات كامل منبع معرفي شده را ارائه ميدهند و استفاده كننده با مراجعه به اين پايگاهها به طور مستقيم به اطلاعات مورد نظر خود دست مييابد. پايگاه اطلاعاتي منبع عبارتند از: پايگاه اطلاعاتي عددي/ آماري، پايگاه اطلاعاتي متني/ آماري، پايگاه اطلاعاتي خواص شيميايي، پايگاه اطلاعاتي تصويري، پايگاه اطلاعاتي تمام متن، پايگاه اطلاعاتي چند رسانهاي.
ويژگيهاي پايگاههاي اطلاعاتي: در هنگام انتخاب پايگاههاي اطلاعاتي بايد به ويژگيهاي پايگاههاي اطلاعاتي توجه نمود و آنها را مورد بررسي قرار داد در ادامه، برخي از ويژگيهاي پايگاههاي اطلاعاتي ذكر ميشود: گزينههاي برون داد، محيط رابط جستجو، انتخاب گزينههاي جستجو، محتوا، مسايل محلي خاص كتابخانه.
الف) گزينههاي برون داد: در اين زمينه موارد زير بايد مورد توجه قرار گيرد:
نمايش: چگونگي پيش فرض نمايش و همچنين توانايي تغيير پيش فرض بايد مورد توجه واقع شود، همچنين قابليت مرور كلي يا ركورد به ركورد نتايج بازيابي شده نيز داراي اهميت ميباشد.
چاپ: توانايي چاپ همة مدرك يا بخشي از مدرك مورد نظر نيز مسأله مهمي است.
ذخيره: توانايي ذخيرهسازي فايلها به اشكال مختلف مثل «اچ تي ام ال»[2] و اسكي[3] توانايي ذخيرهسازي نتايج در برنامة نرمافزاري كتابشناختي بايد مورد توجه واقع شود.
پست الكترونيكي: در اين مورد، قابليت ارسال فهرستهاي مقالهها يا استنادها و قابليتهاي ارسال فايلها ي تصويري اسكي مورد نظر است.
كاربر پسند بودن: قابليتهايي مانند مرتب كردن برون دادها از طريق تاريخ انتشار، نويسنده و ….، توانايي انتخاب بعضي از فيلدها غير از آنهايي كه در پيش فرض هستند، تغيير طول فيلدها و در اختيار بودن سابقه جستجوي انجام شده از جمله موارد مورد انتظار هستند.
تحويل مدرك: از مسايل مهم در اختيار داشتن مدارك به صورت مستقيم ميباشد.
ب) محيط رابط جستجو: در اين ويژگي بايد به موارد زير توجه كرد:
ـ ثبات: ثابت بودن پايگاه اطلاعاتي و داشتن تغييرات اندك در محيط رابط بايد مورد توجه واقع شود.
ـ كاربر پسندي محيط رابط: در اين مورد بايد به مشخص كردن گزينههاي جستجو بر روي صفحه توجه نمود.
ج) انتخاب گزينههاي جستجو: در اين زمينه، اضافه كردن اطلاعات محلي به صفحه جستجو، انتخاب پيش فرض جستجو و نصب محيطهاي رابط مختلف براي كاربران متفاوت داراي اهميت ميباشد.
ـ دسترسي يكپارچه و هماهنگ با استاندارد Z39.50 :[4]در اين مورد، ميزان اهميت وجود يك محصول جديد مشابه با محصولات موجود و وجود علايم كوتاهسازي و عملكردهاي همجواري شبيه به هم بايد مورد توجه واقع شود.
صفحات كمكي: در صفحات كمكي، حساس بودن محتواي راهنما و وجود نمايه راهنماي قابل جستجو مورد نظر باشد.
ـ عملگرهاي بولي و همجواري: در اين مورد، وجود گزينههايي جهت انتخاب و يا امكان تايپ آنها، توانايي انجام جستجوهاي عبارتي به صورت خودكار و قابليت كاربرد عملگرهاي همجواري براي خاص تر كردن ارتباط بين واژههاي جستجو داراي اهميت است.
ـ جستجوي فيلدهاي خاص: براي انجام چنين جستجويي وجود منو ضروري است.
ـ اصطلاحنامه فهرست موضوعي: وجود فهرست موضوعي با واژههاي عام، خاص و مرتبط، انتخاب و اجراي مستقيم جستجوها از طريق اصطلاحنامه، توانايي بسط واژهها و توانايي واژهنامه در ارائه واژههاي مشابه از مواردي است كه بايد در نظر گرفته شود.
ـ محدود كردن: در اين مورد، وجود گزينههاي مختلف محدود كردن جستجو و امكان محدود كردن جستجو در مراحل اوليه جستجو مورد توجه است.
ـ ذخيرهسازي و تركيب جستجوها: امكان مشاهدة سابقة جستجوها و امكان تركيب يا تعديل جستجوهاي قبلي با جستجوهاي جديد، از موارد مهم در اين زمينه محسوب ميشود.
ـ جستجوي سيستم كمكي: امكان جستجوي مرتبط يا درجهبندي شده، امكان جستجو به زبان طبيعي و امكان اشاعة اطلاعات گزينشي از مواردي است كه بايد در جستجوي سيستم كمكي مورد توجه قرار گيرد.
د)محتوا:
ـ دسترسي به فايلها ي گذشته به صورت تمام متن: در اين زمينه توانايي پوشش نوشتههاي تمام متن، نداشتن هزينههاي اشتراك اضافي منابع تمام متن و وجود پيوندهايي جهت برقراري ارتباط مستقيم با مجلات الكترونيكي تمام متن، داراي اهميت ميباشد.
ـ فرمت «پي دي اف»[5] : فرمت «پي دي اف» از قابليتهاي فرمت برون داد است.
گرافيك و تصويرها: داشتن امكانات گرافيكي داراي اهميت بسيار زيادي است.
رايج بودن و روزآمدي: فاصله روزآمد سازي مدارك بايد به گونهاي باشد كه هميشه كاربران از مدارك جاري و روزآمد استفاده نمايند.
ه) مسايل خاص كتابخانه:
ـ برقراري ارتباط با مجموعههاي داخلي: در اين مورد، پايگاه بايد توانايي برقراري پيوند با فهرستهاي رايانهاي را داشته باشد و همچنين اطلاعات موجود به آساني در پايگاه قرار گيرند.
ـ محدوديتهاي امانت بين كتابخانه: در اين زمينه گرفتن نسخههاي چاپي مقالات تمام متن الكترونيكي مسأله مهمي محسوب ميشود.
ـ داشتن اعتبار در مورد دسترسي از راه دور: مسئول اعتبار پايگاه، فروشنده يا كتابخانة محلي است و روشي كه براي استفاده از اعتبار پايگاه وجود دارد، داراي اهميت ميباشد.
ـ برنامههاي آماده و كاربردي: كاربران بايد بتوانند از قسمتهاي اضافي موجود در نرمافزار براي دسترسي به پايگاهها استفاده نمايند، همچنين نيازهاي متفاوت كاربران از راه دور و كاربران محلي در مورد نرمافزارها بايد برآورده شود.
ـ ميزان راهنمايي و پشتيباني: بايد پشتيباني به صورت تلفني يا پيوسته در تمام طول ساعات كار كتابخانه وجود داشته باشد. ارائه پاسخ پرسشها در كوتاهترين زمان و نيز ارائه خدمات جستجو و پشتيباني از مواردي است كه بايد مورد توجه واقع شود.
معيارهاي انتخاب پايگاههاي اطلاعاتي: بهاي فروش پايگاههاي اطلاعاتي توسط كارگزار يا دارنده حق مؤلف تعيين ميشود و عوامل زيادي موجب پيچيدگي قيمتگذاري پايگاههاي اطلاعاتي ميشوند. از جمله اين عوامل عبارتند از:
1ـ روش تحويل اطلاعات: تعاريف از روش تحويل اطلاعات متفاوت است. ممكن است پايگاه اطلاعاتي فقط داراي شبكه داخلي باشد يا ممكن است به اينترنت متصل باشد. مهمترين مسأله در هنگام انتخاب، فهم متقابل خريدار و فروشنده از اين تعاريف است.
تعاريف معمول در مورد روش تحويل اطلاعات:
ـ روش رايانه غير شبكهاي: در اين روش رايانه به شبكة اطلاعاتي متصل نيست، بلكه پايگاه اطلاعاتي روي ديسك نوري و يا ديسكت سخت وجود دارد و در يك زمان فقط يك نفر ميتواند به آن دسترسي داشته باشد.
ـ روش شبكه داخلي: سيستمي است كه در برگيرندة يك رايانه سرويس دهنده محلي است كه ويژگي آن چند كاربره و چند كاره بودن ميباشد و در يك شبكه محلي يا شبكه قابل دسترس از راه دور، از جمله اينترنت مورد استفاده قرار ميگيرد. در شبكة داخلي، كتابخانه مسئول نگهداري و اتصال شبكهاي است.
ـ روش اتصال اينترنتي از راه دور: در اين روش دسترسي به پايگاه اطلاعاتي از راه دور از طريق شبكة اينترنتي ميسر ميشود و مسئوليت تمامي پشتيبانيها بر عهده فروشنده ميباشد و مؤسسة محلي تنها مسئول اتصال آن به فروشنده است.
2- قيمتگذاري: قيمتگذاري ميان فروشندگان مختلف يك پايگاه اطلاعاتي متفاوت است. برخي از فروشندگان قيمت اشتراك را براي مجموعهاي از پايگاهها كه با هم ارائه ميشود پيشنهاد ميكنند. موارد زير در قيمتگذاري حائز اهميت است:
ـ مشترك شدن با پايگاه اطلاعاتي مورد نظر هم به شكل چاپي و هم به شكل الكترونيكي.
ـ داشتن هزينههاي اضافي براي برون دادهاي مورد نياز از قبيل چاپ يا انتقال دادهها.
ـ معيارهاي اعطاء مجوز يا توافقهاي تعاوني.
ـ پاسخدهي مناسب براي خدمات پس از فروش مانند نگهداري (تعمير) و رفع مشكلات مربوط به پايگاه.
اين موارد ذكر شده از جمله عواملي هستند كه ميتوانند در قيمتگذاري پايگاههاي اطلاعاتي نقش مؤثري داشته باشند.
3- كارايي: كارايي موضوع ديگري است كه هنگام انتخاب پايگاه اطلاعاتي بايد مورد توجه واقع شود. پايگاههاي اطلاعاتي معمولاً سطوح گوناگوني از عملكردها را، از ويژگيهاي پايه تا ويژگيهاي پيشرفته، در بر ميگيرند. اين ويژگيها براي كارگزاران مختلف متفاوت است. كتابخانهها قبل از خريد پايگاههاي اطلاعاتي بايد ويژگيهاي مورد نياز و ضروري جهت پيادهسازي در پايگاههاي اطلاعاتي را تعيين كنند.
4- شرايط كتابخانه: شرايط كتابخانهها در تحويل منابع اطلاعاتي داراي اهميت بسياري است، برخي از اين شرايط عبارتند از:
ـ شبكههاي مورد استفاده قابل اطمينان باشند. ـ شبكههاي مورد نظر از سرعت كافي برخوردار باشند.
ـ كارگزاران شبكهها بايد براي به حداقل رساندن مدت زمان قطع شدن شبكهها، تلاش كنند.
ـ كارگزاران بايد خدمات پس از فروشي از قبيل نصب، نگهداري، تعمير و ….پايگاههاي اطلاعاتي را براي مشتريان خود فراهم نمايند.
5- مسايل سختافزاري: در مورد مسايل سختافزاري توجه به موارد زير ضروري است:
ـ كتابخانهها بايد جهت استفاده از فناوري هاي موجود برنامهريزي كنند.
ـ يك سيستم شبكة محلي كه پايگاه اطلاعاتي آن بر يك رايانه سرويسدهنده جداگانه نگهداري ميشود، باعث ايجاد 30 تا40 درصد صرفهجويي در هزينه ميشود.
ـ رايانههاي غير شبكهاي در شروع كار، هزينههاي ابتدايي پايينتري نسبت به هزينههاي شبكه محلي دارند.
ـ سيستم مورد نظر بايد از نظر توانايي پشتيباني پايگاههاي اطلاعاتي سنجيده شود. در اين سنجش موارد زير مورد آزمايش قرار ميگيرند: 1- تعيين تعداد درست پردازشگرها 2- نيازهاي ديسك سخت 3- ملزومات حافظة RAM 4- برنامهريزي براي ارتقاء سيستم.
معيارهاي انتخاب پايگاه اطلاعاتي در سايت مك كونيل
1ـ نوع منابع: پايگاههاي اطلاعاتي بايد طبق نيازهاي اطلاعاتي كتابخانه انتخاب شود. برخي از پايگاههاي اطلاعاتي فقط شامل مقالات مجلات ميباشند اما برخي ديگر كتابها، اسناد دولتي، تصاوير و ….را نيز در بر ميگيرند. همچنين در هنگام انتخاب پايگاههاي اطلاعاتي بايد به اين مسأله نيز توجه داشت كه پايگاه مورد نظر مقالات را به صورت تمام متن در اختيار كاربران قرار ميدهد يا فقط اطلاعات كتابشناسي را در اختيار كاربران ميگذارد.
2ـ پوشش زماني پايگاه اطلاعاتي: پايگاههاي اطلاعاتي معمولاً قبل از دهة 1970 را پوشش نميدهند، بعضي از پايگاهها فقط دورة خاصي را پوشش ميدهند، اما اكثر پايگاههاي اطلاعاتي سالهايي را كه پوشش ميدهند در اولين صفحة پايگاه اطلاعاتي مورد نظر ذكر ميكنند.
3ـ پوشش مكاني: برخي از پايگاههاي اطلاعاتي فقط امريكا و چند كشور اروپايي را شامل ميشوند اما دامنة پوشش مكاني برخي ديگر از پايگاههاي اطلاعاتي بينالمللي است.
4ـ زبان انتشار: مطالبي كه توسط كشورهاي غير انگليسي زبان تهيه ميشود بايد به زبان بينالمللي ترجمه شود، با اين وجود بسياري از پايگاههاي اطلاعاتي، زباني را كه مقاله به آن زبان نوشته شده را مشخص ميكنند و در جستجوها امكان انتخاب زبان خاصي را فراهم ميآورند.
5ـ دسترسي به مجلات نمايه شده: از آنجايي كه كمتر از 10% مجلات در جهان به صورت الكترونيكي و تمام متن در دسترس هستند بنابراين شايد فقط گاهي اوقات، استنادهاي مورد نياز را بتوان پيدا كرد. در مواردي كه در پايگاه اطلاعاتي مورد نظر مقاله مورد جستجو وجود نداشته باشد، بررسي پايگاههاي اطلاعاتي ديگر، مراجعه به منابع چاپي و استفاده از شكلهاي ميكرو فيلم و ميكروفيش ضروري است. در نهايت اگر كتابخانه مقاله مورد نظر در هيچ شكلي يافت نشد ميتوان از سيستم الكترونيكي امانت بين كتابخانهاي استفاده نمود.
در اين حالت مقاله مورد نظر از كتابخانه ديگري كه مقاله درآنجا وجود دارد، درخواست ميشود و كتابخانه مورد نظر مقاله مورد نياز را در اختيار كاربران قرار ميدهد. توجه به اين نكته ضروري است كه اگر چه جستجوي پايگاههاي اطلاعاتي تمام متن به تنهايي آسانتر است، اما با جستجو در انواع مختلف پايگاههاي اطلاعاتي ميتوان بهترين نتايج را به دست آورد. فناوري انتشار پايگاههاي اطلاعاتي مسألة با اهميت و پيچيدهاي است، پس در هنگام خريد دقت در ساختار پيچيدة اين پايگاهها و داشتن استراتژي خريد مناسب بايد مورد توجه قرار گيرد. در هر حال، دسترسي به پايگاههاي اطلاعاتي موضوعي است كه ارتباط زيادي با وضعيت اقتصادي كتابخانههاي استفاده كننده دارد.
حال اگر با استفاده از برنامه نرمافزاري بين مجموعه فايلها ي مجزا از هم (بانكهاي اطلاعاتي) ارتباط برقرار شود به صورتي كه كاربران و استفاده كنندگان نهايي بتوانند به آساني از اطلاعات تمام اين مجموعهها (فايلها ) استفاده كنند، آن را پايگاه اطلاعاتي مينامند.
معيارهاي انتخاب پايگاههاي اطلاعاتي در سايت اينترويز[6]:
اين سايت براي انتخاب پايگاه اطلاعاتي ده موردرا از نظر عملكرد مورد توجه قرار مي دهد :
1ـ طراحي و تركيب:در طراحي پايگاههاي اطلاعاتي بايد درنهايت به ميزان رضايت مراجعه كننده توجه كرد.درطراحي پايگاههاي اطلاعاتي بايد ابزارها بر پايةويندوز باشند. با به كارگيري اين سيستم كاربرد پايگاههاسريعتر و آسان ترخواهد شد .ابزارهايي كه در تركيب پايگاهها وجود دارند بايد چند كاربردي باشند .موتورهاي كاوش پايگاه اطلاعاتي بايد قادربه انجام برنامه هاي رايانه اي مختلف بوده ،همچنين قادر به ايجاد جدول ها و نمودارهاي مختلف در فايلها ي ورودي باشند.
2ـ سهولت در استفاده: پس از اينكه استفاده از پايگاه اطلاعاتي به كاربران آموزش داده شد ،نبودن محدوديت و سهولت استفاده از پايگاههاي اطلاعاتي براي كاربران و توانايي تغيير و تركيب برنامه هاي پايگاههاي اطلاعاتي، مسألةمهمي تلقي ميشود.
3ـ صافي هاي ورودي :پايگاههاي اطلاعاتي بايد فايلها ي ورودي مختلف را كه توسط كاربران وارد پايگاه ميشود؛ بپذيرند . وجود استانداردي درست در مورد اين درون دادها باعث مي شودكه برون دادهاي درستي بدست آيد،با وجود اين استانداردهادر پايگاههاي اطلاعاتي يكپارچگي و هماهنگي بين درون دادها و برون دادها ايجاد مي شود .
4ـ وجود «ايكس ام ال»[7] در پايگاههاي اطلاعاتي: كمترين نياز كاربران در پايگاههاي اطلاعاتي ورودو خروج فايل هاي «ايكس ام ال»است.در بعضي از پايگاههاي اطلاعاتي فايل «ايكس ام ال»اصلي يا مادر وجود ندارد اما بعضي از طراحان اين پايگاهها بعضي از فايل ها ي خاص را به «ايكس ام ال»تبديل مي كنند كه اين موضوع به نتايج جستجوي آنها خللي وارد نمي آورد .
5ـ سازگاري ساختاري : سيستم عامل[8] بسياري از پايگاههاي اطلاعاتي بر پاية«ويندوز ان تي 2000»[9] و«يونيكس اواس390»[10] ميباشد.اگر چه قدرت سيستم عامل هاي يونيكس و ويندوزافزايش يافته ولي داده ها نياز دارند كه طبق يك الگوي خاصي به هم پيوند داده شوند،كه اين الگوها اغلب در كامپيوتر اصلي وجود دارد. توانايي كامپيوترهاي اصلي در پردازش دادهها و داشتن برنامههاي چاپ براي آنها ،از دلايل اصلي است كه هنوز هم پايگاههاي اطلاعاتي، بر پايةكامپيوتر اصلي مي باشند.سيستم عاملهايي كه بر پايةيونيكس هستند مي توانند به خوبي از عهدةتركيب زمانها بر آيند ،آنها نيز مثل كامپيوتر اصلي ،سيستم عامل مطمئني را فراهم مينمايند.
ويندوز ها وقتي مورد استفاده قرار مي گيرند كه زمان از اهميت خاصي بر خوردار نباشد ؛براي استفاده، ويندوز مورد نظر بايد تأييد شود و اين مسأله بويژه در مورد متوازن و متقارن بودن پردازشگرها صادق است .
6ـ طراحي پايگاههاي اطلاعاتي در ارائةخدمات به كتابخانه: هر يك از اجزاءمهم تشكيل دهندةپايگاه اطلاعاتي بايد قادر به عملكرد مستفل باشند ،كه اين مسأله موجب انعطاف پذيري شده و باعث مي شود كه وظايف و كاركردهاي انتخابي متمركز شده يا بر پايةنياز هاي سازماني هر كدام از اجزا تشكيل دهنده،براي اجراجدا شوند.
7ـ واسط هاي «آي دي اي آراس»[11] : پايگاههاي اطلاعاتي نوعاًحمايت آرشيوي انجام نمي دهند .بسياري از فروشندگان «آي دي اي آر اس» از ذخيره و بازيابي انواع مختلف فايلهاي برونداد حمايت ميكنند. فروشندگان پايگاههاي اطلاعاتي كه بدون «آي دي اي آر اس» ميباشند بايد درمورد اين مسأله كه كاربردهاي مورد انتظار مي توانند با ابزارهاي موجود «آي دي اي آر اس»يكپارچه شوند، به اتّفاق نظر برسند.
8ـ مستند كردن خدمات كتابخانه: كارهايي كه به طور فعال مديريت مي شوند در اشكال مختلف، كاربردهاي آنها آسان خواهد شد: توسعه،گسترش و روز آمد سازي از طريق مستند كردن خدمات كتابخانه انجام مي شود،كه تمام اشكال،شكل هاي گرافيكي،متن تصاويرو…را مديريت مي كند.
فعاليت هايي كه بيش از 1000شكل دارند از طريق مستند كردن برنامه هاي كتابخانه حمايت نمي شوند و به ندرت كنترل كاملي بر اشكال مختلف آنها صورت مي پذيرد. فروشندگان پايگاههاي اطلاعاتي از برنامةاصلي مستند كردن خدمات كتابخانه حمايت نمي كنند؛فروشندگان بايد توانايي كاربران را از طريق شركت در برنامة مديريتي،مستند كردن خدمات كتابخانه اي كه توسط خودشان انجام ميشود، ارزيابي كنند.
9-حمايت از برون دادهاي چند كانالي:حمايت از فرمت هاي چاپ و انتقال الكترونيكي براي چاپ ضروري است.براي انتقال الكترونيكي «پي دي اف»و«ايكس ام ال»
فرمت هاي مورد نياز هستند.
10ـ حمايت از خريدار: در مراحل خريد بايد خريداران جوانب احتياط را رعايت كنند.بسياري از مشكلات در ارتباط با فروشندگان مي باشد. خريداران در هنگام عقد قراردادبا فروشنده بايد ضمانت نامههاي كتبي در مورد نوع و كيفيت حمايتي كه توسط فروشندگان فراهم خواهد شد را از وي دريافت كنند.فروشندگان بايد در قيمت خدمات نگهداري سالانة نرمافزارها تخفيف دهند،همچنين خريداران قبل از عقد قراردادها بايد فروشنده را آزمايش نموده تا دريابند كه تا چه اندازه به وعده هاي خود عمل مي كند.
الگوهاي انتخاب پايگاههاي اطلاعاتي:
الگوي زيرروند اين تصميم گيري را قابل فهم تر مي سازد:
هنگامي كه تصميم گيري در سمت راست الگو قرارمي گيرد ضروري است اين تصميم براي كارمندان،مراجعان و مديران توجيه شود مشخصات اين نوع تصميم گيري عبارتند از:
ارزش محلي بالايي دارد، تقريباًكمتر توسط كاركنان و مراجعان مورد پرسش قرار مي گيرد، و نيازهاي محلي را برآورده ميسازد و نبايد در اين راه زياد سرمايه گذاري كرد چون ممكن است مانع از سايرخريد ها شود.
الف)وضعيت سئوال برانگيز: هنگامي بوجود مي آيد كه تصميمات موجود بدون توجه به مسايل داخلي كتابخانه گرفته شود و براي خريد مورد نظرهزينه هاي زيادي صرف شود.
ب)وضعيت غير منطقي : اين موقعيت ها از سرمايه گذاري در پايگاههاي ارزانتر ناشي مي شود كه دربرآوردن احتياجات داخلي كتابخانه ها ناتوان هستند،درست است كه در انتخاب پايگاههاي اطلاعاتي هدف، بدست آوردن قيمت پائين تر مي باشد.اما ممكن است اين پايگاهها مورد استفاده قرار نگيرند.
ج) وضعيت قابل دفاع: در اين شرايط كتابخانه راه حلي قطعي براي هزينههاي بالاي دسترسي به منابع الكترونيكي مورد نيازش تهيه ميكند، همچنين از تصميم گرفته شده و هزينههاي صرف شده جهت انتخاب پايگاه اطلاعاتي مورد نظر دفاع ميكند.
د) وضعيت ايدهآل: در يك موقعيت ايدهآل سرمايهگذاري مناسب و مقرون به صرفه در پايگاه اطلاعاتي انجام شده كه سطحي از دسترسي و كارآيي را براي برآورده ساختن نيازهاي داخلي فراهم ميكند. در اين وضعيت كتابخانه به دقّت ويژگيهاي پايگاه اطلاعاتي مورد نظر را تحليل كرده و براي خريد آن به اندازة مورد نياز سرمايهگذاري كرده است.
نتيجهگيري: تعيين روش انتخاب ايدهآل پايگاههاي اطلاعاتي روندي پيچيده است كه ملاحظات زيادي را ميطلبد.
موقعيت هر كتابخانه از جهات مختلف منحصربه فرد ميباشد، بنابراين معيارهاي استانداردي را نميتوان براي تمام كتابخانهها در نظر گرفت؛ با اين وجود به نظر ميرسد مواردي را كه براي انتخاب پايگاههاي اطلاعاتي در اغلب كتابخانه رعايت ميشود ميتوان براي ساير كتابخانهها نيز عموميت داد. از جمله اين موارد ميتوان به قيمت پايگاه اطلاعاتي موردنظر، پوشش زماني و مكاني، زبان انتشار پايگاه، سهولت در استفاده، سازگاري ساختاري، حمايت از خريدار و ارائه خدمات پس از فروش و ... اشاره نمود.
يادداشتها
* دانشجوي كارشناسي ارشد علوم كتابداري و اطلاعرساني
[1] - MC CONNELL Library
[2]- HTML (Hyper Text Markup Language)
[3] - ASCII (American Standard Code for Information Interchange)
[4] ) استاندارد Z 39.50 : استانداردي است كه براي تبادل و بازيابي اطلاعات توسط ادارة استاندارد اطلاعات ملي آمريكا تهيه شده است. اين استاندارد تعيين ميكند كه چگونه يك سيستم ميتواند با ساير سيستمها براي جستجو در پايگاه اطلاعاتي و دريافت ركورد، فعال باشد به عنوان پروتكل شبكه، استاندارد Z39.50 كنترل مجموعهاي از قوانين منظم، فرمتها و روشهاي استفاده بوسيلة رايانهها و تأثير متقابل آنها بر يكديگر را به عهده دارد، ( روحاني، زهرا،1379).
[5] - PDF (Portable Data Format)
[6] - Interviz
[7] - XML (eXtensible Markup Language)
[8] - Plat form
[9] - Windows NT 2000
[10] - UNIX Os/ 390
[11] - IDARS
منابع:
1ـ آلسيون، دين آن؛ مك نيل، تب؛ سوانسن، سن. «معيارهاي انتخاب پايگاههاي اطلاعاتي»، ترجمة نفيسه دريفر، كتابداري و اطلاعرساني، شمارة 3، پائيز 1379.
2ـ جعفرنژاد، آتش، آشنايي با بانكهاي اطلاعاتي، تهران: سمت، 1379
3ـ روحاني، زهرا. Z39.50 مناسبترين استاندارد تعريف شده و تنها رابط مطمئن در تبادل اطلاعات كتابخانهاي. فهرستهاي رايانهاي: كاربرد و توسعه به كوشش رحمتالله فتاحي، مشهد: دانشگاه فردوسي مشهد، تهران: مركز اطلاعرساني و خدمات علمي جهاد سازندگي، 1379.
4ـ روحاني رانكوهي، سيدمحمدتقي، مقدمهاي بر پايگاه دادهها (بانك اطلاعاتي)، تهران: جلوه، 1372.
5ـ سلطاني، پوري؛ راستين، فروردين. اصطلاحنامه كتابداري، تهران: كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران، 1365.
6ـ كانوي، جان. «پايگاههاي اطلاعاتي»، ترجمة محمدرضا داورپناه، پيام كتابخانه، شمارة 2و4 ، تابستان 1375
7ـ لانبرت، جيل. انتخاب منابع اطلاعاتي، ترجمة مهري صديقي، تهران: مركز مدارك علمي ايران، 1380.